Tenés cinco proyectos atrasados. Quizás tenés un solo problema.
David Canteros
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Cuando varios proyectos se atrasan al mismo tiempo, lo habitual es revisarlos por separado. Miramos las tareas, ajustamos las fechas, reorganizamos el trabajo e intentamos encontrar qué está fallando en cada uno.
Pero los proyectos no existen aislados. Comparten personas, tiempo y capacidad con otros proyectos, con las urgencias y con el trabajo cotidiano. Y cuando mirás todo junto, varios atrasos que parecían problemas diferentes pueden empezar a mostrar un mismo problema.
Para pensar
Un proyecto atrasado puede tener un problema propio. Cinco proyectos atrasados al mismo tiempo deberían llevarte, además, a mirar qué está pasando entre ellos.
Porque hay una decisión que como líder tomamos muchas veces sin formularla de esa manera: empezar algo nuevo sin decidir qué se va a dejar de avanzar.
Aparece un proyecto importante y tiene sentido hacerlo. Después surge otro que también parece necesario. Se suma una urgencia que no puede esperar. Mientras tanto, la operación sigue funcionando, las reuniones continúan y aparecen problemas que alguien tiene que resolver.
Cada decisión puede ser razonable cuando la mirás por separado.
La dificultad aparece cuando todas esas decisiones necesitan de la misma capacidad al mismo tiempo.
Andrés, gerente de Tecnología en una empresa de seguros, tenía cuatro proyectos atrasados: una migración, una integración, una mejora en la aplicación de clientes y una automatización interna.
Empezó a revisarlos uno por uno buscando qué estaba fallando. Pero en distintas reuniones comenzó a escuchar algo que se repetía.
“Estamos esperando a Sofía.”
“Falta que Sofía revise esto.”
“Cuando Sofía termine, podemos avanzar.”
Nadie estaba trabajando poco. Al contrario: todos estaban saturados.
Andrés decidió poner los cuatro proyectos juntos en una hoja y apareció algo que era difícil de ver mientras los analizaba por separado. Todos necesitaban a Sofía en algún momento y Sofía, además, tenía que sostener parte de la operación.
Cada proyecto podía tener un plan razonable. El problema era que esos planes estaban suponiendo, al mismo tiempo, la disponibilidad de una misma persona.
Eso cambia bastante la conversación.
Hasta entonces, Andrés se preguntaba cómo recuperar los atrasos. Cuando vio los proyectos juntos, apareció otra pregunta: “¿Qué queremos que Sofía haga primero?”
La diferencia es importante porque la capacidad no se crea declarando que todo es prioritario.
Cuando varias iniciativas comparten a las mismas personas, cada nueva prioridad también ocupa tiempo que ya estaba comprometido con otra cosa. Aunque nadie decida explícitamente qué se posterga, algo termina esperando.
Por eso, a veces el problema no es que cada proyecto necesite ejecutarse más rápido. Puede ser que el conjunto esté intentando avanzar más cosas simultáneamente de las que la capacidad disponible permite sostener.
Y ahí priorizar deja de ser solamente ordenar proyectos según su importancia.
También requiere responder una pregunta bastante más incómoda:
Si esto empieza, ¿qué debería dejar de avanzar?
Para ponelo en práctica
Poné en una misma hoja los proyectos importantes que están avanzando simultáneamente.
Para cada uno, anotá las personas que realmente necesita para avanzar. No solamente quienes figuran formalmente en el proyecto: incluí también a quienes tienen que revisar, decidir, producir algo específico o destrabar determinados momentos.
Después agregá qué otras responsabilidades tienen esas mismas personas:
otros proyectos;
trabajo cotidiano;
reuniones recurrentes;
urgencias;
problemas operativos;
decisiones que solamente ellas pueden tomar.
Ahora buscá los nombres que se repiten.
No te quedes solamente con una conclusión general como “estamos saturados”. Intentá identificar concretamente:
¿Qué proyectos dependen de las mismas personas?
¿En qué momentos las necesitan?
¿Qué otras responsabilidades compiten por ese tiempo?
¿Dónde se está formando una espera?
¿Qué iniciativa debería avanzar primero?
Si aparece algo nuevo, ¿qué debería avanzar más lento o esperar?
El objetivo es pasar de intentar acelerar cada proyecto por separado a hacer visible qué capacidad están compartiendo todos.
Porque si no hay capacidad suficiente para que todo avance al mismo tiempo, la prioridad va a existir de todas maneras.
La diferencia es si deciden ustedes o termina decidiendo la urgencia.
Para escuchar
Cuando varios proyectos se atrasan, decir que estamos saturados no alcanza para entender qué está pasando. En el audio profundizamos sobre cómo identificar las capacidades que distintas iniciativas necesitan al mismo tiempo y por qué hacer visibles esas dependencias puede cambiar las decisiones sobre prioridades.
Para ver
En el video seguimos el recorrido de Andrés mientras intenta entender cuatro proyectos atrasados por separado hasta que aparece un patrón que los conecta: todos estaban contando con la disponibilidad de las mismas personas.
La historia permite observar por qué mirar los proyectos juntos puede cambiar la pregunta. Ya no se trata solamente de cómo hacer que todos avancen más rápido, sino de decidir qué queremos que avance primero con la capacidad que realmente tenemos.
Priorizar qué es importante suele ser la parte más fácil. Lo incómodo aparece cuando aceptar una prioridad también implica reconocer que otra cosa tendrá que esperar.
Decir que todo es importante no elimina esa decisión. Si varias iniciativas compiten por las mismas personas y la capacidad no alcanza para todas al mismo tiempo, alguien va a terminar definiendo qué avanza primero: ustedes o la urgencia.
Para llevarte
Priorizar no es solamente decidir qué es importante. Es decidir qué va primero y aceptar qué va a esperar.
